コロナ禍でWeb会議が一般的になりました。社内では対面で行う機会も増えてきましたが、他社との会議では、Web会議を利用することがまだまだ少なくありません。今後、状況が落ち着いても、これまでに培われたWeb会議の習慣は続くでしょう。ノウハウの塊となった PKMシステムを安全に使う方法をご紹介します。
リスク
自分は営業ですが、営業に限らず他社との仕事が多い職種では、あるクライアントの会議で他のクライアントの情報は秘匿することが強く求められていると思います。万が一見せてしまった場合、個人ではなく会社全体のセキュリティに関する意識が低いと捉えられ信用を失くしてしまいます。特に情報システム関連の会社の場合は致命的です。
そのようなリスクを限りなくゼロに近付けるため、あらゆる考慮が必要になります。Web会議の場合は、記録も容易でたとえ一瞬の間違いでも録画を見直すことによって調べることも難しくありません。他社名を絶対に共有せずに、必要な情報の参照と記録が必要になります。
画面共有
システムの説明のため、Web会議で画面共有することも多いと思います。不要な情報を見せないため、画面全体ではなく、アプリ(ブラウザ)のみを共有する方法がありますが、最近のシステムはブラウザだけで済まないことが多くありあます。
説明のための参考資料が Powerpoint/Word/PDF だったり、システム入出力に Excel を使っていたりすることも多く、それを見せるために共有するアプリを切り替えるのは煩雑で不便、かつ切り替え忘れのリスクも多くあります。
ユニバーサル コントロール活用の勧め
ネットワーク環境にもよりますが、ユニバーサル コントロールを使って iPad で Logseq や Obsidian を使うことにより、画面共有のリスクを考えることなく、PKM システムに蓄積した他社事例を参照したり、議事録を記録することができます。
クライアントと議事録を共有する場合も、iPad で更新した内容をコピーして Mac 側のテキストエディタにペーストして見せることが可能です。
iCloud 連携
iCloud連携が速やかに行われていれば元ファイルを見せる方法もあります。
- Obsidian: 議事録を独立したファイルにして、iA Writer などのテキストエディタで見せる
- Logseq: 独立したファイル(ページ)であれば、Obsidianと同様だが、journal やプロジェクト、相手先などの 1ブロックとなっている場合は、Focus Mode を利用して他の情報を隠して見せる
